Schritt für Schritt

Schritt für Schritt

Von der ersten Idee bis zur Veranstaltung

Mit der Planung steht und fällt eure Veranstaltung. Hier seht ihr, wie ihr in 4 Schritten an euer Ziel kommt.

Schritt 1: Das große Ganze

Achtet auf die 3 „T“: Thema, Team und Termin.

Was wollt ihr konkret mit eurer Veranstaltung erreichen?
Gibt es ein grundlegendes Motto, das durch die Veranstaltung repräsentiert wird?
Und was wollen eure Zielgruppen?
Wer kann euch dabei unterstützen?
Wie divers ist euer Team aufgestellt?

Stellt am besten eine Checkliste für alle Phasen eurer Veranstaltung zusammen.

Verteilt die Verantwortlichkeiten im Voraus – setzt auch einen Termin fest, an dem das Ergebnis erreicht sein muss – so könnt ihr den Erfolg leichter kontrollieren.

Eure Zielgruppe wird euch für eure Wertschätzung dankbar sein (z.B. wenn ein Ruheplatz für Eltern mit Kleinkindern oder für Gebete zur Verfügung steht).

Schritt 2: Der Ort des Geschehens

In diesem Schritt geht es ganz konkret um die Ausstattung des Veranstaltungsortes

Barrierefreiheit
Räumlichkeiten
Personal
Catering
Fluchtwege
Habt ihr beim Catering diverse Ernährungskonzepte berücksichtigt?
Sind vorrangig alkoholfreie Getränke und Speisen geplant?
usw.

Schritt 3: Was bietet ihr an?

Welchen Angebote macht ihr den Teilnehmenden? Sind die Angebote für alle Menschen gleichermaßen zugänglich – egal welchen Alters oder welcher körperlichen Konstitution? Sind genügend Alternativen vorhanden? Habt ihr sogar Live-Musik oder Künstler*innen für eure Veranstaltung eingeplant? Dann achtet auch bei den Mitveranstaltenden darauf, dass sie das Angebot so divers wie möglich aufstellen.

Nicht alle empfinden laute Partys als schön: Baut deshalb auch gemütliche Programmpunkte mit ein.

Stellt kindgerechte Nebenräume bereit, so können auch Väter und Mütter als Redner*innen oder Gäste dabei sein.

Schritt 4: Der Tag x

Ist der Tag herangerückt, hilft nur noch ein gut durchgetakteter Plan. Eine gute Veranstaltungsplanung nimmt vor allem im Voraus sehr viel Zeit ein. Am Tag selbst läuft dann alles wie am Schnürchen – wenn der Plan auch wirklich steht und alle sehr gut eingearbeitet und abgeholt sind. Denkt immer daran, die Kompetenzen eures Teams zu nutzen – denn nur so könnt ihr von allen Stärken der Mitglieder profitieren. Holt euer Team insbesondere zu den Diversity-Themen ab und besprecht, was konkret zu tun ist, wenn diskriminierendes Verhalten auf der Veranstaltung bemerkt wird.